Mẫu danh sách nhân viên excel đang là biểu mẫu được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng để quản lý nhân sự một cách thống nhất. Vậy mẫu danh sách nhân viên excel là gì và bao gồm những gì? Có những file mẫu danh sách nhân sự nào thường được dùng nhất? Mời bạn đọc tham khảo trong các chia sẻ sau.

I. Mẫu danh sách nhân viên excel là gì?

Mẫu danh sách nhân viên Excel là loại biểu mẫu Excel ghi lại tất cả các dữ liệu liên quan đến nhân sự. Nó bao gồm những thông tin tổng quan nhất về nhân sự trong thời hạn hợp đồng tại doanh nghiệp. Chẳng hạn như họ tên, ngày sinh, giới tính, chức vụ, loại hình làm việc, hợp đồng…

Mẫu danh sách này được lập và quản lý bởi bộ phận nhân sự. Nó được ứng dụng trong việc tra cứu thông tin hồ sơ từng nhân viên, theo dõi cơ cấu, số lượng lao động và phục vụ các nghiệp vụ khác như trả lương, đào tạo…

Thông thường, doanh nghiệp/công ty sẽ có 2 loại danh sách nhân viên

– Danh sách nhân viên tổng hợp

– Danh sách nhân viên từng phòng ban

Để quản lý danh sách nhân viên bằng Excel, bạn cần tập hợp đầy đủ những loại thông tin cơ bản sau:

– Thông tin cơ bản về nhân viên: Bao gồm Họ và tên, Mã nhân viên, Số điện thoại, Ngày sinh, Giới tính, Email, Số CMND/CCCD, Địa chỉ thường trú, Trình độ học vấn. Và các hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác như Sơ yếu lý lịch, Giấy khám sức khỏe, Bản sao công chứng của Giấy khai sinh, Sổ hộ khẩu, Căn cước công dân, Bằng tốt nghiệp.

– Thông tin liên quan đến công việc: Phòng ban, Vị trí, Chức vụ, Ngày bắt đầu làm việc, Loại hình làm việc

– Thông tin liên quan đến lương thưởng, phụ cấp

II. 6 Mẫu danh sách nhân viên excel quản lý hiệu quả

Mẫu danh sách nhân viên excel là công cụ miễn phí được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Một số mẫu tiêu biểu thường được dùng như sau.

1. Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại của doanh nghiệp

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại của doanh nghiệp hay vẫn gọi là mẫu danh sách nhân sự tổng quan. Đây là loại mẫu được sử dụng với mục đích để quản lý các thông tin có liên quan đến nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp, công ty.

Mẫu này được bộ phận quản lý nhân sự sử dụng thường xuyên để cập nhật liên tục hồ sơ nhân viên. Nó bao gồm các trường cơ bản như: số thứ tự, họ tên, vị trí, lương offer, lương cơ bản, cơ sở làm việc, CMND/CCCD, …

2. Mẫu quản lý hợp đồng

Mẫu quản lý hợp đồng là file excel được sử dụng để quản lý thông tin hợp đồng lao động, thử việc, thực tập của nhân viên. Thông thường nó bao gồm các loại như: HĐLĐ theo mùa vụ, hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng không xác định thời hạn.

Biểu mẫu lưu trữ này được xây dựng với các thông tin cơ bản. Tuy nhiên nó lại chứa khối lượng dữ liệu lớn và cần sự chính xác cao.

3. Mẫu theo dõi biến động lương thưởng

Mẫu theo dõi biến động lương thưởng là file tổng hợp các thông tin liên quan đến chế độ tiền lương của nhân viên. Chẳng hạn như việc tăng lương, giảm lương, thay đổi vị trí công việc, chuyển công tác,…

Nó hỗ trợ cho bộ phận kế toán theo dõi, kiểm soát chế độ lương thưởng hiệu quả. Nhằm đảm bảo quyền lợi cho nhân viên trong doanh nghiệp. Vì thế, mẫu theo dõi biến động lương thưởng sẽ có các trường thông tin đặc trưng, riêng biệt. Cụ thể như: hình thức biến động, ngày có hiệu lực hưởng lương mới, cơ sở làm việc cũ, cơ sở làm việc hiện tại, mức lương cũ, mức lương mới, vị trí cũ, vị trí mới, …

Xem thêm: Phần mềm chấm công online miễn phí tốt nhất

4. Mẫu quản lý nhân sự nghỉ việc

Bảng mẫu quản lý nhân sự nghỉ việc được xây dựng tương tự theo các trường thông tin trong biểu mẫu quản lý nhân sự mới. Tuy nhiên, do tính chất khác nhau nên loại mẫu này sẽ được bổ sung một số trường thông tin khác có liên quan đến những thay đổi sau khi nhân sự nghỉ việc. Chẳng hạn như: lý do nghỉ việc, đã hoàn tất thủ tục nghỉ việc hay chưa, ngày nghỉ việc, … Nói cách khác, biểu mẫu này doanh nghiệp cần quan tâm đến các yếu tố sẽ bị hủy hiệu lực. Khi nhân viên nghỉ và các hồ sơ liên quan đến thủ tục chấm dứt hợp đồng.

5. Mẫu quản lý nhân sự mới

Việc tuyển dụng, liên tục làm mới đội ngũ nhân sự tại các doanh nghiệp, công ty là hoạt động diễn ra thường xuyên. Trong trường hợp này thì doanh nghiệp cần sử dụng mẫu quản lý nhân sự mới.

Về cơ bản, mẫu này là sự kết hợp giữa mẫu quản lý Danh sách nhân sự và Hồ sơ cá nhân. Tuy nhiên, nó còn có thêm các trường thông tin khác liên quan đến nhân sự mới. Chẳng hạn như: Sơ yếu lý lịch, lương offer, loại hình thanh toán lương, số tài khoản, mã số thuế TNCN, đã làm hợp đồng hay chưa, tình trạng hôn nhân, …

Xem thêm: Screen CV là gì? 3 bước sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả nhất

6. Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên tổng hợp chi tiết

Loại mẫu quản lý hồ sơ nhân viên tổng hợp là mẫu tổng quan nhất. Nó thể hiện tất cả các thông tin liên quan đến nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp một cách chi tiết, đầy đủ nhất.

Như vậy, bài viết trên bạn đọc đã được tìm hiểu về mẫu danh sách nhân viên excel. Và 6 loại mẫu danh sách thường dùng nhất tại các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, trong xu hướng chuyển đổi số doanh nghiệp hiện nay. Việc sử dụng thủ công thông qua các biểu mẫu đang dần được thay thế bằng việc sử dụng công cụ. Một trong những công cụ được lựa chọn nhiều nhất là phần mềm quản lý nhân sự Achamcong. Không chỉ cho phép quản lý công ca làm việc của nhân viên đơn giản. Công cụ còn cho phép bộ phận nhân sự cập nhật thông tin nhân viên nhanh chóng, chính xác các dữ liệu. Đây sẽ là trợ thủ đắc lực dành cho doanh nghiệp muốn chuyển đổi số nhanh chóng, bền vững.